Når en virksomhed vurderer prisen på en undersøgelse, begynder sammenligningen ofte med softwarelicensen. Men værktøjets pris er kun én del af den samlede omkostning.
Der bruges også tid på at planlægge, opbygge, teste, udsende, analysere og følge op. Hvis processen skal gentages flere gange, kan omkostningen ved at genskabe det samme arbejde være større end selve softwaren.
1. Etablering og klargøring
Før den første invitation kan sendes, skal organisationen typisk bruge tid på:
- at definere formål og målgruppe,
- at vælge værktøj og licens,
- at oprette brugere og rettigheder,
- at tilpasse design og afsender,
- at udarbejde eller overføre spørgsmål,
- at konfigurere rapporter og eksporter,
- og at teste hele forløbet.
Nogle af disse aktiviteter er engangsarbejde. Andre skal gentages, hvis organisationen skifter værktøj eller bygger processen fra bunden ved hver måling.
2. Software og løbende drift
Software kan afregnes på flere måder:
- månedligt eller årligt abonnement,
- pris pr. administrator,
- pris pr. undersøgelse,
- pris pr. besvarelse,
- engangslicens kombineret med løbende drift eller forbrug,
- eller en individuelt aftalt virksomhedsløsning.
Ingen model er automatisk billigst. Et abonnement kan være praktisk til et kortvarigt behov eller en standardiseret tjeneste med omfattende løbende service. En engangslicens kan være relevant, når organisationen ønsker et fast miljø til gentagen brug og vil adskille investeringen i løsningen fra den løbende drift.
3. Intern arbejdstid
Den interne tid bliver ofte overset, fordi den ikke kommer som en faktura. Men medarbejdernes timer har en reel alternativ omkostning.
Registrér eksempelvis tid til:
- projektledelse,
- udarbejdelse og godkendelse af spørgsmål,
- opbygning og test,
- håndtering af kontaktlister,
- kommunikation og påmindelser,
- support til deltagere,
- analyse og rapportering,
- præsentationer og handlingsplaner.
Brug ikke kun bruttolønnen. En intern timeomkostning kan også omfatte pension, ferie, administration, arbejdsplads og den værdi, medarbejderen kunne have skabt på andre opgaver.
4. Ekstern rådgivning og produktion
Organisationen kan have brug for hjælp til metode, spørgsmål, oversættelse, grafisk tilpasning, dataanalyse, juridisk vurdering eller præsentation af resultater.
Ekstern hjælp kan øge kvaliteten og spare intern tid. Den skal derfor ikke kun ses som en udgift, men indgå i vurderingen af, hvilke opgaver organisationen bør udføre selv, og hvilke der løses bedre af en specialist.
5. Rapportering og opfølgning
Hvis data eksporteres til regneark og præsentationer, kan der bruges betydelig tid på at rense data, oprette figurer og genskabe det samme rapportformat.
Vurder derfor:
- om standardrapporten dækker behovet,
- om rapporten kan genbruges ved næste runde,
- om data skal sammenholdes med andre kilder,
- og hvor meget manuel bearbejdning der kræves.
6. Omkostningen ved at begynde forfra
Ved en enkeltstående undersøgelse kan det være acceptabelt at bruge en midlertidig opsætning. Men ved årlige eller kvartalsvise målinger bliver genbrug afgørende.
Organisationen bør spørge:
- Kan spørgsmål og indstillinger kopieres?
- Kan historiske resultater bevares og sammenlignes?
- Kan branding og rapportering genbruges?
- Bliver adgange og arbejdsgange bevaret?
- Hvad sker der med undersøgelsen, hvis et abonnement opsiges?
Beregn over den periode, løsningen skal bruges
Sammenlign ikke en engangsbetaling med ét års abonnement. Hvis organisationen forventer at bruge løsningen i tre eller fem år, bør alle alternativer beregnes over samme periode.
Etablering
+ software/licens
+ drift og forbrug
+ intern arbejdstid
+ ekstern hjælp
+ rapportering og videreudvikling
− værdien af genbrug og sparet arbejde
En enkel beregningsskabelon
- Hvor mange undersøgelser gennemføres pr. år?
- Hvor mange administratorer skal bruge løsningen?
- Hvor mange timer bruger organisationen pr. undersøgelse?
- Hvor meget af arbejdet kan genbruges?
- Hvilke abonnementer eller eksterne værktøjer er nødvendige?
- Hvad koster drift, udsendelser, support og ekstra kapacitet?
- Hvad koster et eventuelt leverandørskifte?
- Hvilken værdi har hurtigere læring og bedre beslutninger?
Den billigste løsning er ikke altid den mest økonomiske
En gratis eller billig løsning kan være det rigtige valg til en enkel engangsundersøgelse. Men hvis organisationen har brug for branding, flere administratorer, tilbagevendende målinger, historisk sammenligning eller faste rapporter, kan den manuelle proces blive dyr.
Omvendt bør en organisation heller ikke investere i en omfattende løsning, hvis behovet kun er et kort spørgeskema én gang. Valget bør tage udgangspunkt i den faktiske arbejdsgang og forventede brug.
Sammenlign OwnSurvey med jeres nuværende proces
OwnSurvey tilbydes med engangslicens, mens relevant drift og forbrug afregnes særskilt. Ved en gennemgang kan vi tage udgangspunkt i antallet af administratorer, samtidige undersøgelser og den forventede anvendelse.