Anonym eller fortrolig undersøgelse – hvad er forskellen?

Ordene anonym og fortrolig bliver ofte brugt som synonymer. Men de beskriver ikke nødvendigvis den samme situation. Forskellen har betydning for både deltagernes forventninger, organisationens databehandling og den måde, resultaterne kan rapporteres på.

Hvis en organisation lover, at en undersøgelse er anonym, forventer deltagerne normalt, at deres svar ikke kan føres tilbage til dem. Det er et stærkt løfte. Det bør derfor kun bruges, når hele undersøgelsens opsætning – fra invitation og dataindsamling til eksport og rapportering – reelt understøtter det.

En fortrolig undersøgelse kan derimod være opbygget sådan, at bestemte personer eller systemer teknisk set kan knytte et svar til en deltager, men at adgangen til oplysningerne er begrænset, og at resultaterne kun anvendes og vises efter klare regler.

Tre forskellige svarformer

1. Anonym besvarelse

Ved en reelt anonym besvarelse kan svaret ikke knyttes til en identificeret eller identificerbar person. Datatilsynet understreger, at anonymisering skal være uigenkaldelig, før oplysningerne ikke længere er omfattet af databeskyttelsesreglerne.

Det er derfor ikke tilstrækkeligt blot at fjerne navn og e-mailadresse, hvis personen stadig kan genkendes gennem eksempelvis afdeling, stilling, anciennitet, alder, kommentarer eller en unik kombination af svar.

2. Fortrolig eller pseudonymiseret besvarelse

Ved en fortrolig undersøgelse kan der være en teknisk forbindelse mellem invitationen og besvarelsen. Det kan eksempelvis være nødvendigt for at sende påmindelser, undgå dobbeltsvar eller følge udviklingen for samme deltager over tid.

Hvis identifikationsoplysninger er erstattet af en kode, men kan genskabes ved hjælp af supplerende oplysninger, er data pseudonymiserede – ikke nødvendigvis anonyme. Pseudonymisering kan være en vigtig sikkerhedsforanstaltning, men oplysningerne kan fortsat være omfattet af databeskyttelsesreglerne.

3. Identificeret besvarelse

I nogle undersøgelser er det meningen, at organisationen skal kunne se, hvem der har svaret. Det kan være relevant ved kursusevalueringer, kundeopfølgning eller interne forbedringsforslag, hvor deltageren ønsker et personligt svar.

Her bør deltageren tydeligt få at vide, at besvarelsen ikke er anonym, hvem der kan se den, og hvad oplysningerne skal bruges til.

Små grupper kan gøre personer genkendelige

Selv når en rapport kun viser samlede resultater, kan deltagere risikere at blive genkendt. Hvis en afdeling eksempelvis kun består af tre personer, kan oplysninger om stilling, alder eller anciennitet gøre det let at gætte, hvem et bestemt svar kommer fra.

Det samme gælder fritekstkommentarer. En deltager kan afsløre sin identitet gennem formuleringer, konkrete hændelser eller oplysninger om sin rolle. Rapportering af fritekst kræver derfor en særlig vurdering, især når undersøgelsen omhandler trivsel, ledelse, helbred eller andre følsomme forhold.

Fem beslutninger, der bør træffes før udsendelsen

1. Definér formålet. Har organisationen brug for at identificere enkelte deltagere, eller er samlede mønstre tilstrækkelige?
2. Vælg invitationsform. Skal undersøgelsen bruge et åbent link, et personligt link eller login? Valget påvirker både kontrol og graden af identifikation.
3. Begræns baggrundsoplysninger. Indsaml kun de oplysninger, der er relevante for formålet, og vurder risikoen for genkendelse gennem kombinationer.
4. Fastlæg rapporteringsgrænser. Beslut, hvor små grupper der må vises resultater for, og hvordan fritekst skal behandles.
5. Informér deltagerne præcist. Forklar svarformen, formålet, adgangen til data, opbevaringen og den planlagte anvendelse uden at love mere end opsætningen kan holde.

Hvad bør invitationen fortælle?

En god invitation bør i et klart sprog beskrive:

• hvem der står bag undersøgelsen,
• hvorfor den gennemføres,
• om svarene er anonyme, fortrolige eller identificerede,
• hvem der får adgang til besvarelser og rapporter,
• hvordan resultaterne bliver anvendt,
• og hvor deltageren kan læse mere om behandlingen af personoplysninger.

Hvilken svarform er den rigtige?

Der findes ikke én svarform, som er bedst til alle undersøgelser. En anonym medarbejdermåling kan skabe større tryghed, mens en identificeret kundeundersøgelse kan gøre konkret opfølgning mulig. En fortrolig løsning kan være relevant, når organisationen både har brug for kontrolleret udsendelse og beskyttet rapportering.

Det afgørende er, at formålet, teknikken og kommunikationen passer sammen.