Hvad vil det sige at have sin egen undersøgelsesløsning?

“Jeres egen undersøgelsesløsning” lyder enkelt. Men digitalt ejerskab kan handle om flere forskellige ting: brugsret, domæne, branding, dataadgang, administration, drift og muligheden for at fortsætte med løsningen over tid.

Derfor bør en leverandør ikke nøjes med at bruge ordet eje. Kunden bør kunne se præcist, hvad der er inkluderet, hvilke rettigheder kunden får, og hvilke løbende afhængigheder der fortsat eksisterer.

1. Licensen: Hvad har organisationen ret til?

En licens beskriver retten til at bruge softwaren. Den er ikke nødvendigvis det samme som at eje kildekoden, platformen eller den underliggende infrastruktur.

Før et køb bør organisationen derfor få svar på:

• Er licensen tidsbegrænset eller permanent?
• Hvilken version og hvilke funktioner omfatter den?
• Hvor mange administratorer er inkluderet?
• Hvor mange undersøgelser kan være åbne samtidig?
• Kan løsningen bruges til ubegrænset mange afsluttede runder?
• Hvilke opdateringer, supportydelser eller udvidelser er inkluderet?
• Hvilke forhold kan få brugsretten til at ophøre?

OwnSurvey beskriver sine produktudgaver efter administratorer og samtidige åbne undersøgelser. Den konkrete ordrebekræftelse og licensaftale bør være den endelige kilde til, hvad kunden køber.

2. Et dedikeret miljø

En generisk surveytjeneste samler typisk mange kunder i samme standardiserede produkt. En dedikeret løsning betyder ikke nødvendigvis, at al underliggende teknik er fysisk adskilt, men at organisationen får sit eget konfigurerede miljø, sine egne brugere og sin egen anvendelse.

Afklar blandt andet:

• hvordan brugere og roller administreres,
• hvem der kan få administratoradgang,
• hvordan organisationens indhold er adskilt fra andre kunders,
• og hvordan backup, sikkerhed og adgangskontrol håndteres.

3. Eget domæne og eget brand

En undersøgelse virker ofte mere troværdig, når afsender, domæne, farver og tekster passer til den organisation, deltageren kender.

En løsning under eget brand kan omfatte:

• eget domæne eller subdomæne,
• logo, farver og typografi,
• organisationens egne invitationstekster,
• brandede rapporter,
• og en brugeroplevelse, som fremstår som en del af organisationens øvrige kommunikation.

Organisationen bør samtidig undersøge, hvem der ejer domæneregistreringen, og hvad der sker med domæne og konfiguration, hvis samarbejdet ophører.

4. Data: Adgang er ikke det samme som ejerskab

Formuleringen “I ejer jeres data” bør omsættes til konkrete rettigheder og processer. Kunden bør vide:

• hvem der er dataansvarlig, og hvem der eventuelt er databehandler,
• hvilke data der bliver indsamlet,
• hvor og hvor længe oplysningerne opbevares,
• hvem der har adgang,
• hvordan data kan eksporteres,
• hvordan data kan slettes,
• og hvad der sker ved ophør af driften.

Muligheden for at eksportere data er vigtig, men eksporten skal også være anvendelig. Afklar derfor formater, struktur og om rapporter, spørgerammer og konfiguration kan overføres eller dokumenteres.

5. Drift og forbrug forsvinder ikke

En engangslicens betyder ikke, at al fremtidig brug er gratis. En digital løsning kræver fortsat infrastruktur og kan medføre omkostninger til eksempelvis:

• hosting og datalagring,
• e-mailudsendelser eller andre forbrugstjenester,
• domæne,
• support,
• vedligeholdelse,
• ændringer og specialudvikling,
• og ekstra kapacitet.

Fordelen ved en tydelig model er ikke, at omkostningerne forsvinder. Fordelen er, at kunden kan skelne mellem investeringen i brugsretten og de ydelser eller det forbrug, der fortsat leveres løbende.

6. Kontinuitet og gentagen brug

Det praktiske ejerskab viser sig ofte ved den næste undersøgelse. Kan organisationen logge ind i det samme miljø, genbruge spørgerammen, finde tidligere resultater og starte en ny runde uden at etablere alt igen?

Et langsigtet undersøgelsesmiljø bør understøtte:

• genbrug af spørgsmål og indstillinger,
• flere administratorer efter behov,
• arkivering af afsluttede runder,
• sammenligning af historiske resultater,
• og videreudvikling, når organisationens behov ændrer sig.

7. Leverandørafhængighed kan reduceres – ikke altid fjernes

Enhver digital løsning bygger på teknologi, drift og kompetencer. Selv en løsning med engangslicens kan være afhængig af en platform, en hostingudbyder eller særlige integrationskomponenter.

Det relevante spørgsmål er derfor ikke kun: “Er vi afhængige af en leverandør?” Det er også:

• Er afhængighederne tydeligt beskrevet?
• Kan vi få vores data ud?
• Ved vi, hvad den løbende drift koster?
• Har vi dokumentation for vores opsætning?
• Hvad sker der, hvis vi ønsker at stoppe eller skifte løsning?

Ti spørgsmål før I vælger løsning

Hvad betyder det i OwnSurvey?

OwnSurvey er tænkt som et dedikeret undersøgelsesmiljø til den enkelte organisation. Løsningen leveres klargjort, kan placeres på eget domæne eller subdomæne og tilbydes med en engangslicens frem for et permanent abonnement på selve OwnSurvey.

Den valgte udgave fastlægger blandt andet antallet af administratorer og hvor mange undersøgelser, der kan være åbne samtidig. Afsluttede målinger kan bevares, og løsningen kan bruges igen. Drift afregnes efter forbrug, og eventuel support, implementering eller specialtilpasning bør fremgå tydeligt af det konkrete tilbud.